Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить форму СЗВ-К: воспользуйтесь образцом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подсчета стажа в форме СЗВ-К («Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования») содержатся в «Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования», утвержденной постановлением ПФР № 122п.
Пенсионный фонд еще в 2021 году утвердил бланк отчетности о стаже сотрудников и объяснил, что это за форма и кто сдает СЗВ-К. Этот отчетный формуляр предоставляется следующими категориями страхователей:
| Кто сдает форму | Какие сведения отражают в отчете |
| Российские страхователи, которые получили индивидуальный запрос от представителей ПФР | Информация, которую следует включить в форму, касается стажа физических лиц за периоды до 31.12.2001 включительно |
| Российские страхователи, осуществляющие деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя | В отчет включите информацию о трудовом стаже работающих у вас граждан РФ, которые по состоянию на 18.03.2014 постоянно проживали на указанных территориях |
Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.
ВАЖНО!
Сроки хранения и ответственность
Документы, содержащие индивидуальные сведения о стаже, должны храниться не менее 75 лет (ст. 22.1 125-ФЗ и ст. 905 приказа Минкультуры № 558). Если отчетные формы подготовлены и сданы в электронном виде, организуйте хранение документации в электронном формате. Порядок отразите в учетной политике, ознакомьте ответственных лиц под подпись.
В официальном запросе ТОПФР указываются не только последние сроки предоставления информации, но и ответственность, предусмотренная за непредоставление или за указание ошибочных данных. Например, отказ от предоставления, предоставление в неполном объеме или искажение информации в форме СЗВ-К грозит должностным лицам учреждения административным штрафом. Его размер составляет 300-500 руб. (примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ).
В то же время на основании предоставленных данных определяется размер пенсии. Если предоставить некорректные данные, которые приведут к назначению завышенной пенсии, ПФР вправе подать в суд на возмещение материального ущерба (ст. 25 173-ФЗ), поэтому важно предоставить достоверную информацию.
В каком виде сдавать данные
Предоставляют сведения в бумажном или электронном виде. Обязанность направлять отчетность в ПФР в электронном виде возникает у тех работодателей, у которых работали 25 и более застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (п. 2 ст. 8 закона о персонифицированном учете). Но к форме СЗВ-К это правило неприменимо, так как она не сдается по итогам отчетного периода, а является документом по требованию. Поэтому работодатель вправе выбрать, в какой форме ему удобнее направить этот отчет. Если направлять сведения в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи, то они быстрее окажутся на индивидуальном лицевом счету застрахованного лица. Вместе с отчетом необходимо направить опись документов по форме АДВ-6-1.
Подробнее: Как заполнять новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД. Пошаговая инструкция
Бланк состоит из таких разделов:
- Сведения о застрахованном лице. Включает: СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и место проживания. Эта информация заполняется на основании паспорта и страхового свидетельства. Для показателя «территориальные условия проживания» допустимо пустое значение при отсутствии подтверждающих документов.
- Тип формы отчетности. Выберите из предложенных типов и отметьте галочкой. Исходная — при подаче сведений впервые, корректирующая — при изменении информации исходной СЗВ-К о трудовом стаже или других сведений о застрахованном лице, отменяющая — для отмены предоставленных ранее сведений.
- Периоды деятельности. В раздел включается информация о периодах трудового стажа застрахованного лица до 31.12.2001 на основании трудовой книжки. Заполняем наименование организации, код вида деятельности (обязательно). Чтобы определить его, используем приложение № 1 постановления ПФР № 485п.
Рассмотрим наглядный пример заполнения СЗВ-К. Условия для заполнения следующие:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений на сотрудника Сергеева Сергея Сергеевича. По записям трудовой книжки, имеется информация, что Сергеев С.С. работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»:
- трудовой договор с ГБОУ «АЛЛЮР» заключен 21.08.2014;
- с 23.03.1980 по 25.03.1985 — работа в должности «токарь» на предприятии «Стройка» (местность, приравненная к районам Крайнего Севера);
- с 03.03.1986 по 04.11.1988 — работа в должности «разнорабочий» на предприятии «Чайка» (район Крайнего Севера);
- с 14.11.1988 по 01.04.1999 — работа в должности «газорезчик» на предприятии «Завод № 12» (должность отнесена к работам с тяжелыми условиями труда).
Кто должен сдавать СЗВ-К
Но кто обязан сдавать отчеты по форме СЗВ-К? Каких сотрудников включать отчет? В законодательстве четких ответов на эти вопросы, сожалению, нет. В 2020 году практика сложилась так, что территориальные органы ПФР стали направлять страхователям (организациям и индивидуальным предпринимателям) запросы-письма, в которых содержаться требования о сдаче отчета СЗВ-К на тех или иных лиц. Такие запросы страхователи стали получать как «на бумаге», так и в электронном виде. Более того, некоторые такие запросы поступают с пометкой «СРОЧНО». Многих бухгалтеров это, мягко говоря, удивило.
Заметим, что универсальные формы подобных запросов и допустимые случае их направления страхователям законодательством РФ не определены. Поэтому подразделения ПФР, на практике, применяют произвольную форму. Однако, чаще всего, в запросах фонда указываются конкретные физические лица, данные на которых требуется сформировать.
Практика 2020 года складывается так, что страхователи представляют форму СЗВ-К по запросу органа ПФР. Фонд, как правило, запрашивает данные о тех застрахованных лицах, по которым у него отсутствуют сведения о трудовом стаже до 2002 года. Страхователь представляет такие сведения по лицам (п. 1 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996):
- работающим у него по трудовому договору;
- заключившим с ним гражданско-правовые договоры, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.
Как подсчитать общий стаж?
Продолжительность общего трудового стажа рассчитывается путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа (пп. 1 п. 61 Инструкции N 192п). В разделе «Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности» отражаются сведения о датах начала и конца деятельности, которые используются при подсчете продолжительности общего трудового стажа.
Итак, формула подсчета общего трудового стажа такова:
Общий трудовой стаж (дд.мм.гггг) = ((дд.мм.гггг (последнего увольнения) + дд.мм.гггг (предпоследнего увольнения) + …) — (дд.мм.гггг (последнего приема на работу) + дд.мм.гггг (предпоследнего приема на работу) + …)).
Кроме того, в пп. 1 п. 61 Инструкции N 192п сказано: поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день. При этом один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам данное правило не применяется.
Приведем пример расчета общего трудового стажа, который необходимо отразить в форме СЗВ-К.
Пример 1. В трудовой книжке работника указано, что он работал в следующие периоды:
- с 30.10.1997 по 31.12.2001;
- с 04.05.1995 по 09.09.1997;
- с 06.09.1990 по 30.04.1995.
Пенсионный фонд еще в 2021 году утвердил бланк отчетности о стаже сотрудников и объяснил, что это за форма и кто сдает СЗВ-К. Этот отчетный формуляр предоставляется следующими категориями страхователей:
| Кто сдает форму | Какие сведения отражают в отчете |
| Российские страхователи, которые получили индивидуальный запрос от представителей ПФР | Информация, которую следует включить в форму, касается стажа физических лиц за периоды до 31.12.2001 включительно |
| Российские страхователи, осуществляющие деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя | В отчет включите информацию о трудовом стаже работающих у вас граждан РФ, которые по состоянию на 18.03.2014 постоянно проживали на указанных территориях |
Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.
Бланк состоит из таких разделов:
- Сведения о застрахованном лице. Включает: СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и место проживания. Эта информация заполняется на основании паспорта и страхового свидетельства. Для показателя «территориальные условия проживания» допустимо пустое значение при отсутствии подтверждающих документов.
- Тип формы отчетности. Выберите из предложенных типов и отметьте галочкой. Исходная — при подаче сведений впервые, корректирующая — при изменении информации исходной СЗВ-К о трудовом стаже или других сведений о застрахованном лице, отменяющая — для отмены предоставленных ранее сведений.
- Периоды деятельности. В раздел включается информация о периодах трудового стажа застрахованного лица до 31.12.2001 на основании трудовой книжки. Заполняем наименование организации, код вида деятельности (обязательно). Чтобы определить его, используем приложение № 1 постановления ПФР № 485п.
Рассмотрим наглядный пример заполнения СЗВ-К. Условия для заполнения следующие:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений на сотрудника Сергеева Сергея Сергеевича. По записям трудовой книжки, имеется информация, что Сергеев С.С. работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»:
- трудовой договор с ГБОУ «АЛЛЮР» заключен 21.08.2014;
- с 23.03.1980 по 25.03.1985 — работа в должности «токарь» на предприятии «Стройка» (местность, приравненная к районам Крайнего Севера);
- с 03.03.1986 по 04.11.1988 — работа в должности «разнорабочий» на предприятии «Чайка» (район Крайнего Севера);
- с 14.11.1988 по 01.04.1999 — работа в должности «газорезчик» на предприятии «Завод № 12» (должность отнесена к работам с тяжелыми условиями труда).
Что такое форма СЗВ-СТАЖ
Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:
- в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
- или заключивших с ним гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа, в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.
то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.
Бланк состоит из таких разделов:
- Сведения о застрахованном лице. Включает: СНИЛС, Ф.И.О., дату рождения и место проживания. Эта информация заполняется на основании паспорта и страхового свидетельства. Для показателя «территориальные условия проживания» допустимо пустое значение при отсутствии подтверждающих документов.
- Тип формы отчетности. Выберите из предложенных типов и отметьте галочкой. Исходная — при подаче сведений впервые, корректирующая — при изменении информации исходной СЗВ-К о трудовом стаже или других сведений о застрахованном лице, отменяющая — для отмены предоставленных ранее сведений.
- Периоды деятельности. В раздел включается информация о периодах трудового стажа застрахованного лица до 31.12.2001 на основании трудовой книжки. Заполняем наименование организации, код вида деятельности (обязательно). Чтобы определить его, используем приложение № 1 постановления ПФР № 485п.
Рассмотрим наглядный пример заполнения СЗВ-К. Условия для заполнения следующие:
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений на сотрудника Сергеева Сергея Сергеевича. По записям трудовой книжки, имеется информация, что Сергеев С.С. работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»:
- трудовой договор с ГБОУ «АЛЛЮР» заключен 21.08.2014;
- с 23.03.1980 по 25.03.1985 — работа в должности «токарь» на предприятии «Стройка» (местность, приравненная к районам Крайнего Севера);
- с 03.03.1986 по 04.11.1988 — работа в должности «разнорабочий» на предприятии «Чайка» (район Крайнего Севера);
- с 14.11.1988 по 01.04.1999 — работа в должности «газорезчик» на предприятии «Завод № 12» (должность отнесена к работам с тяжелыми условиями труда).
Кто и кому представляет отчет о стаже
Страхователи (организации и ИП, имеющие наемных работников, адвокаты, нотариусы) заполняют СЗВ-СТАЖ на всех застрахованных лиц, работающих у них по трудовому или гражданско-правовому договору, в том числе в отношении руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) членами организаций, собственниками их имущества (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).
Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных в отчетном периоде работников и не заключавшие с физическими лицами гражданско-правовые договоры на оказание услуг (выполнение работ), этот отчет не представляют.
Отчет по форме СЗВ-СТАЖ заполняется вне зависимости от того, были ли в отчетном периоде произведены выплаты застрахованным лицам или нет.
Представляется данная форма в ПФР организациями по месту регистрации, индивидуальными предпринимателями — по месту жительства (п. 1 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Если у организации есть обособленное подразделение, которое зарегистрировано в Пенсионном фонде в качестве страхователя, то отчет подается по месту нахождения этого обособленного подразделения. Сведения о стаже работников других обособленных подразделений, не зарегистрированных в качестве страхователей, включаются в отчет головной организации и подаются в Пенсионный фонд по месту ее нахождения.
Кроме того, выписку из формы СЗВ-СТАЖ необходимо представить застрахованному лицу (п. 4 ст. 11 закона «О персучете» от 01.04.1996 № 27-ФЗ):
- в течение 5 дней с момента обращения;
- в день увольнения;
- в день прекращения гражданско-правового договора.
Пенсионный фонд еще в 2021 году утвердил бланк отчетности о стаже сотрудников и объяснил, что это за форма и кто сдает СЗВ-К. Этот отчетный формуляр предоставляется следующими категориями страхователей:
| Кто сдает форму | Какие сведения отражают в отчете |
| Российские страхователи, которые получили индивидуальный запрос от представителей ПФР | Информация, которую следует включить в форму, касается стажа физических лиц за периоды до 31.12.2001 включительно |
| Российские страхователи, осуществляющие деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя | В отчет включите информацию о трудовом стаже работающих у вас граждан РФ, которые по состоянию на 18.03.2014 постоянно проживали на указанных территориях |
Многим бухгалтерам и сотрудникам отдела кадров эта форма отчетности знакома. Информация предоставлялась в ПФР в 2003 и 2004 годах по схожему бланку. Отчетные сведения отражали стаж сотрудников до конца 2001 года.
ВАЖНО!
Предназначение формы СЗВ-К
Форма СЗВ-К нужна для фиксации Пенсионным фондом РФ трудового стажа сотрудников за периоды до 2002 года. Отчет СЗВ-К входит в состав сведений индивидуального (персонифицированного) учета. Бланк утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2н. Вот что он из себя представляет:
Вы можете бланк СЗВ-К в формате Word.
Заметим, что отчет СЗВ-К – единственный источник данных о стаже работы или (и) иной деятельности до 1 января 2002 года. Ни годовой отчет СЗВ-СТАЖ, ни ежемесячный отчет СЗВ-М таких сведений не содержат. Поэтому только из отчета СЗВ-К подразделения ПФР могут получить сведения за периоды до 31.12.2001. Но для чего эта информация нужна органам ПФР в 2021 году? Поясним.
Для определения размера страховой пенсии нужно знать расчетный пенсионный капитал. А этот показатель обобщает в себе общую сумму страховых взносов в ПФР, внесенных за застрахованное лицо, и пенсионные права приобретенные до 1 января 2002 года. Грубо говоря: форма СЗВ-К нужна в Пенсионному фонду чтобы рассчитать пенсионные баллы, «заработанные» человеком. Однако у некоторых застрахованных лиц со стажем до 2002 года отсутствует информация на лицевых счетах Пенсионного фонда. Обновления баз данных ПФР проводит раз в три года, последняя была в 2014 году. Новый этап актуализации начался в 2017 году..
Некоторые кадровики уже знакомы с бланком СЗВ-К «Сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования». Дело в том, что работодатели (организации и ИП) прежде уже отчитывались по похожей форме более 10 лет назад (в 2003-2004 гг.). Тогда она была введена также для обобщений сведений о трудовом стаже до 2002 года. Тогда отделам кадров приходилось «поднимать» трудовые книжки работников и информировать органы ПФР о стаже работников до 2002 года.
Введенная с 2002 г. система обязательного пенсионного страхования предусмотрела принципиально новые источники финансирования пенсионных выплат – это страховые взносы, которые обязаны уплачивать страхователи, использующие в своей хозяйственной деятельности наемный труд либо самостоятельно обеспечивающие себя работой. С 2002 года своевременность и полнота уплаты страховых взносов обусловливает возможность реализации гражданами своего права на пенсионное обеспечение. Однако стаж до 2002 года также учитывается при назначении страховых пенсий. Поэтому эти сведения важны для назначения пенсии.
При этом стоит заметить, что при назначении страховых пенсий территориальные органы ПФР учитывают стаж до 2002 на основании «бумажных» документов (трудовых книжек, трудовых договоров, договоров гражданско-правового характера, справок о стаже и др.). Однако можно предположить, что органы ПФР на пути к тому, чтобы весь стаж можно было «видеть» в электронном виде. Возможно, для этого, начиная с 2021 года, со страхователей и начали активно собирать отчеты по форме СЗВ-К.
Сроки сдачи в 2022 году
Единых сроков сдачи отчета не установлено. ПФР решает, кто и когда сдает отчет СЗВ-К в 2022 году, рассылает этим организациям запросы с требованием и последними сроками. В стандартной ситуации на формирование и предоставление сведений отводят один месяц. Но бывают срочные запросы, когда на сбор и отправку информации даются несколько дней. В письме от ПФР всегда указан конкретный срок предоставления данных, соблюдайте его.
ВАЖНО!
Есть одно исключение! Если вы осуществляете деятельность на территории Республики Крым или г. Севастополя, сведения сдайте не позднее 31.12.2021 (ч. 1, 2 ст. 6.1 Федерального закона от 21.07.2014 № 208-ФЗ).
Формуляр СЗВ-К разрешено подать как в электронном виде, так и на бумажном носителе. Но рекомендуем подавать информацию в электронном виде по защищенным каналам связи. Сведения о стаже быстрее попадут на индивидуальный лицевой счет застрахованного лица.
Пример заполнения СЗВ-К
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» получило уведомление из ПФР о предоставлении сведений по форме СЗВ-К на сотрудников:
- Сергеева Сергея Сергеевича.
- Митина Дмитрия Дмитриевича.
Согласно записям трудовой книжки, имеется следующая информация.
Сергеев С.С. в настоящее время работает в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» в должности «рабочий по обслуживанию зданий»
- трудовой договор заключен 21.08.2014;
- с 01.01.1971 по 31.12.1975 работал водителем в районной больнице города Сургута;
- с 01.01.1976 по 31.12.1977 был призван на военную службу в город Самара;
- с 01.01.1978 по 01.09.2001 работал механиком в районной больнице города Сургута.
Город Сургут приравнен к районам Крайнего Севера, устанавливаем территориальные условия в соответствии с Постановлением ПФР № 2п.
В верхней части формы СЗВ-К (справа) вам нужно указать тип корректировки: «исходная», «корректирующая» или «отменяющая». Как определить, что поставить?
Если сведения о стаже подаете на сотрудника впервые, то поставьте «Х» в поле «Исходная ». Такую же отметку надо будет сделать, если сдаете исправленную форму СЗВ-К после того, как проверяющие вам вернули первичную из-за ошибок.
Поле «Корректирующая » отметьте, если вы сами нашли ошибку в ранее сданной и принятой фондом форме СЗВ-К, а теперь хотите уточнить или исправить эти сведения. В этом случае в форме СЗВ-К указывайте не только данные, которые исправляете, но и те, которые остаются без изменений.
Хотите полностью отменить ранее поданные сведения о застрахованном сотруднике? Тогда пометку поставьте в поле «Отменяющая ». Такую форму надо представить вместе с «исходной». При этом в самой форме заполните реквизиты от «Страховой номер» до «Категория плательщика страховых взносов» включительно и при необходимости – реквизиты договора гражданско-правового характера или авторского договора.
к меню
Заполнять указанную форму нужно для представления в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ сведений о стаже за периоды работы (иной деятельности) до 1 января 2002 года. Т.е. когда еще не было общей базы данных отчислений в пенсионный фонд. Данную форму придется заполнить и сдать по письменному запросу фонда. Если таких данных у Вас нет, то напишите официальный ответ, что сведений о заработной плате за период с 01-01-2000 по 31-12-2001 года не имеется.
Почему ПФР требует СЗВ-К
Многие пенсионные фонды раз в три года проводят проверку по тем застрахованным работникам, по которым на лицевых счетах отсутствует информация о стаже до 2002 года. Последний раз такую сверку фонды проводили в 2014 году.
Сейчас ПФР обновляет данные, поэтому у большинства компаний требует СЗВ-К. Это нам пояснил специалист фонда.
Фонды запрашивают СЗВ-К в связи с тем, что во время массового сбора этих форм многие сотрудники не работали, уезжали на заработки за рубеж или по каким-то другим причинам на них не оформили отчет. Теперь на лицевых счетах работников нет стажа. Без этих сведений Пенсионный фонд не может правильно рассчитать пенсию, поэтому и требует формы.
Наталья Бакулина, начальник отдела персонифицированного учета УПФР в Краснозерском районе Новосибирской области
ПФР отправляет запрос СЗВ-К:
- в виде письма по почте;
- через оператора, с помощью которого компания отправляет отчетность в фонд.
Срок сдачи СЗВ-К устанавливают отделения ПФР. Закон крайнюю дату не определяет.