Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доплата за замещение сотрудника: как оформить и начислить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанности для каждого отдельного сотрудника разрабатывают на предприятии индивидуально. Но допускается вариант создания тождественных вакансий. Благодаря чему люди и могут заменять друг друга. При этом предполагается создание новых обязанностей, либо расширение списка тех, что уже имеются.
Совмещение профессий (должностей)
Такое совмещение осуществляется, если работнику поручается работа по профессии (должности), отличной от основной профессии (должности), предусмотренной трудовым договором.
Например, секретарь может выполнять дополнительную работу по должности специалиста по кадрам, бухгалтер – по должности кассира и т. д.
При этом совмещаемая должность в обязательном порядке должна быть предусмотрена штатным расписанием. И ситуация, когда работодатель поручает выполнять работнику дополнительную работу по другой профессии, но должности, которой в организации не существует, не только не будет считаться совмещением, но может быть признана нарушением трудового законодательства. То есть совмещение профессий (должностей) может осуществляться или в случае исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, или в случае, когда эта должность вакантна.
Не будет совмещением и ситуация, когда работник принимается на комбинированную должность (например, водитель-охранник), что отражено в штатном расписании и должностной инструкции.
Бывает, что исполнение обязанностей отсутствующего работника установлено должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора. Например, заместителю руководителя определено, что он исполняет обязанности руководителя на время его отсутствия. Должна ли такому работнику осуществляться доплата за совмещение должностей? Ответ на этот вопрос дается в Письме Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2012 № 22-2-897. В нем отмечается, что выполнение работы другого работника со схожей трудовой функцией, предусмотренной должностной инструкцией, являющейся неотъемлемой частью трудового договора, не предполагает осуществления доплат, поскольку в таком случае данная работа выполняется в рамках заключенного трудового договора.
Врио – это совместительство или нет
Все зависит от того, как будут выполнять трудовые функции отсутствующего работника. Если применяют полное освобождение замещающего работника от его собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если сотрудник наряду со своими трудовыми задачами выполняет и «чужие», то здесь возможны совмещение и совместительство.
Для совместительства требуется заключения отдельного трудового соглашения, в котором указывают факт занятости по совместительству, его срок и оплату. А для совмещения, расширения и перевода оформляют дополнительные соглашения к уже действующим трудовым контрактам, содержащие описание новых функций, срока и оплату.
Таким образом, врио может быть совместительством, если оформлено соответствующим образом. В остальных случаях – эти категории не совпадают.
Способы оформления обязанностей
Процедура оформления дополнительных рабочих функций может осуществляться несколькими путями:
| Способ оформления | Описание |
| Определением дополнительно нагрузки в должностной инструкции | Весьма часто в инструкции в разделе «взаимоотношения по должности», можно встретить фразу, что в период отсутствия какого-то работника наш специалист обязывается временно исполнять его обязанности. С виду безобидный пункт на практике оборачивается необходимостью некоторое время (например, из-за болезни или на период отпуска) бесплатно выполнять обязанности коллеги и нести за это ответственность. |
| Путем изменения должностной инструкции | Работодатели нередко прибегают к варианту пересмотра инструкции. Либо внесением в нее изменений (дополнений), после которых обязанности сотрудника существенно возрастают. Делается это приказом по предприятию. Работник должен быть об этом уведомлен заблаговременно (не менее чем за 2 месяца). Если он с этим не согласится, то его могут уволить по инициативе администрации по причине отказа работать в новых условиях. |
| Временным возложение дополнительных обязанностей по освободившейся должности приказом по предприятию | Тут потребуется письменное согласие работника выполнять такие функции одновременно со своей основной работой. В отличие от первого пункта за это полагается дополнительное вознаграждение, размер которого устанавливается коллективным договором компании, либо по согласованию с работодателем. Может прекращаться досрочно по инициативе одной из сторон, либо обоюдным согласием. |
| Через трудоустройство в качестве совместителя | В этом случае работник трудоустраивается на освободившуюся должность «на полставки». Оформляется отдельным приказом по кадрам. Ведется отдельный учет времени работы, начисление заработной платы, имеются разные записи в трудовой книжке. Чтобы прекратить такие отношение, потребуется официально уволиться с должности совместителя, придерживаясь процедуры, предусмотренной законодательством. |
Приказ должен иметь название должности, по которой выполняется совмещение (замещение), период такой работы, размер вознаграждения, подписываться руководителем. Если указать период нет возможности (должность вакантная, либо сотрудник длительно болеет), можно обозначить событие. Им будет момент приема нового труженика, либо выздоровления имеющегося.
Помните, самый простой способ нагрузить работника дополнительной работой – прописать это в должностной инструкции. Но такие поручения должны четко соответствовать профилю его должности. Иначе работодателя может ожидать юридическая ответственность.
Если сотрудник против
Достаточно часто труженики отказываются выполнять увеличенные обязанности, особенно без какой-либо компенсации. Отказаться выполнять дополнительные функции можно:
- Во время попытки изменить его должностные обязанности. Процедура должна происходить исключительно письменно (предложение и отказ от такого предложения). Администрация должна предложить работнику другую должность в соответствии с его квалификацией. Если не соглашается – его вправе уволить.
- Когда нужно выполнять дополнительные функции за временно отсутствующего. Здесь отказ работника (отсутствие его письменного согласия), ничем ему не грозит. Если его попробуют уволить – через профсоюз, инспекцию по труду, прокуратуру, суд он свободно восстановится в должности.
- Если возложили обязанности приказом без получения согласия. Нужно письменно проинформировать работодателя о своем несогласии. В этом случае его не имеют права привлекать к ответственности за невыполнение чужой работы.
Помните, труженик не обязан делать чужую работу, если изначально на это не соглашался. Тем более, если за это не полагается дополнительное денежное вознаграждение.
Временное замещение отсутствующего работника вновь принятым на работу
В случае длительного отсутствия основного работника на рабочем месте на законных основаниях целесообразно прибегнуть к заключению срочного трудового договора с новым специалистом. Данная процедура законодательством допускается (ч. 1 ст. 59 ТК) и регулируется общими нормами главы 11 ТК о порядке оформления трудовых отношений.
Главной особенностью заключения договора с работником, который принимается на период невозможности исполнения трудовых обязанностей основным специалистом, является обязательность упоминания о том, что он заключается на определенный срок, с указанием такого срока. Срок, на который новый работник принимается на предприятие, зависит от длительности отсутствия основного специалиста, но по правилам ст. 58 ТК не может превышать 5 лет. Если же по какой-либо причине условие о времени действия в договоре отсутствует, он считается заключенным на неопределенный срок. В итоге при выходе основного работника неизбежны серьезные правовые проблемы, т. к. просто уволить замещающего в этом случае нельзя. Таким образом, при заключении договора в такой ситуации следует предельно внимательно отнестись к пункту о сроке его действия.
ВАЖНО! Вместо конкретной даты окончания трудового договора допускается указание на то, что он заключается до момента выхода на работу основного сотрудника (абз. 1 ч. 1 ст. 59 ТК). В таком случае сложностей с увольнением замещающего работника не будет.
Другой особенностью регулирования трудовых отношений с таким работником является возможность установления испытательного срока. Так, если лицо принимается для выполнения работы на срок до 2 месяцев, испытание ему установлено быть не может в силу п. 7 ч. 4 ст. 70 ТК. Если же срок выполнения трудовой функции предполагается до 2 до 6 месяцев, то испытание в договоре предусмотреть можно, но его срок будет отличаться от общего и не может превышать 2 недель, на основании ч. 6 той же статьи.
В остальном оформление трудовых отношений строится на общих принципах и регулируется общими нормами, вне зависимости от срока действия договора.
Передача полномочий руководителя на время его отсутствия
Приказ в любом случае нужно оформить – для передачи полномочий и доведения этой информации до сотрудников организации. А вот оформление допсоглашения к трудовому договору дополнительно к приказу – скорее, в интересах работника. Во-первых, совмещение не отражается в трудовой книжке. Во-вторых, оригиналы трудового договора и дополнительных соглашений к нему (в отличие от приказа) хранятся не только в делах организации, но и у работника. По сути, для работника дополнительное соглашение становится единственным документом в его личном архиве, который подтверждает исполнение им обязанностей генерального директора при совмещении, что может быть важно, например, при смене работы.
При совмещении работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы
, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за 3 рабочих дня. Одним из специфичных моментов замещения позиции генерального директора представляется определенная сложность уведомления работодателя об отказе от выполнения обязанностей руководителя организации. В этом случае такое уведомление работник должен направлять сам себе, поскольку именно он исполняет обязанности работодателя в трудовых отношениях. Законодатель не проясняет этот казус, поэтому сотруднику, который хочет сложить с себя полномочия, мы можем рекомендовать руководствоваться здравым смыслом и делать все с надлежащей добросовестностью, т.е. организовать нормальную передачу полномочий от себя другому лицу.
Совмещение должно в обязательном порядке оплачиваться.
Практика выработала 4 основных подхода к оплате труда совмещающих лиц:
- фиксированный размер доплаты в виде определенной суммы;
- выплата процента от оклада замещающего лица;
- выплата процента от оклада отсутствующего сотрудника;
- доплата разницы между окладом отсутствующего и замещающего лица (этот вариант зафиксирован в допсоглашении из Примера 2), тогда зарплата заместителя «догонит» зарплату руководителя.
Организация самостоятельно определяет, какой вариант выбрать.
При временном переводе работнику положена доплата за отсутствующего работника: по Трудовому кодексу, он должен получить деньги за выполняемую работу. Поэтому такой способ обычно применяется при замещении руководителей, размер заработной платы которых выше, чем у рядовых сотрудников.
В случае совмещения должностей человеку устанавливается доплата за замещение на время отпуска начальника или иного сотрудника. Конкретная доплата за замещение временно отсутствующего работника (ТК РФ) устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ).
При увеличении объема работ или расширении зоны обслуживания размер доплаты и объем дополнительной работы также определяются соглашением сторон.
В чём разница между ВРИО и замещением?
Внутреннее и внешнее замещение – это разные процедуры. Первый случай предполагает привлечение своих же сотрудников, во втором предполагается использование внешних ресурсов. Статья 282 ТК РФ подтверждает, что заместители – это лица, имеющие основное рабочее место. Но они готовы взяться за дополнительные обязанности в свободное время.
Чрезмерные нагрузки и переработки запрещены согласно требованиям законодательства. Поэтому заместители могут работать не более 4 часов за раз. Полная замена допустима только при условии, что месячная норма часов – половина и не более от стандартных показателей.
Временно заменяющий может работать только в пределах одной смены, не более 8 часов в сутки. А вот заместитель может работать полные 12 часов, когда это необходимо. ВРИО чаще остаются внутренними сотрудниками. У них есть основная должность, с которой они совмещают дополнительную. Для совместителей актуален повторный приём на работу, даже когда речь о внутренних переводах. Они числятся одновременно на двух местах. Зарплата вместе с отпуском оформляются сразу на двух местах.
Как работать по совместительству?
Совместительством называют объем работ не по своей профессии, на который работник тратит свободное от основной деятельности время. В этом случае дополнительная работа и заработок за нее должны быть регулярными.
Различают совместительство:
- внутреннее, выполняемое сотрудниками в пределах одной организации;
- внешнее, когда специалист работает на нескольких работодателей.
Согласно трудовому законодательству совместительство характеризуется рядом условий:
- в штатном расписании на совместителя устанавливается оклад, а в трудовом контракте обязательно указывается, как будет числиться сотрудник;
- длительность рабочего дня по совместительству при исполнении работником прочих должностных обязанностей ограничена 4 часами или ½ ставки. В нерабочие дни совместитель может работать полную смену;
- за месяц совместитель может отработать не больше половины нормы рабочего времени, установленной законодательством на этот период для конкретной категории профессии;
- оплачивается пропорционально отработке или по прочей технологии, установленной соглашением;
- совместителя включают в график отпусков по срокам, идентичным отпуску у основного работодателя;
- данная форма исполнения трудовых обязанностей регистрируется отдельным договором, табельным номером и строкой в документах учета кадров.
Совместительство выступает формой вторичной занятости и, если позволяет время, может осуществляться одновременно у нескольких работодателей или по нескольким должностям. Все вопросы совместительства регулируются статьями 60, 282-288 ТК РФ.
Приказ на замещение временно отсутствующего работника, образец
Замещение должности – это перевод сотрудника компании на другую должность путем оформления соответствующего распоряжения. Перевод может осуществляться как на временной, так и на постоянной основе.
Замещающий работник будет указан в документах как ИО или ВРИО.
Замещение может понадобиться в следующих случаях: если основной сотрудник находится на больничном, в отпуске, в декретном отпуске, ушел на пенсию или был уволен.
Механизм замещения регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. При переводе происходит изменение функциональных обязанностей замещающего.
Сотрудник выполняет только обязанности своего коллеги в полном объеме, зарплата ему начисляется в соответствии с выполняемой работой, но как правило, не ниже его основного среднего заработка.
Записи о периоде замещения в трудовую книжку при этом не вносятся, достаточно составления дополнительного соглашения к трудовому договору.
Работодатель не имеет права заставлять нанятый персонал замещать другие должности против его воли. Это возможно только с согласия работника, и в случае отказа он не несет никакой ответственности.
Исключением являются ситуации, когда замещение временно отсутствующего работника обусловлено чрезвычайными обстоятельствами (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ).
Недопустимо переводить человека на новую должность, если у него имеются противопоказания по состоянию здоровья.
ТК РФ устанавливает продолжительность максимального срока замещения – 1 год, а при замещении болеющего сотрудника, или находящегося на отдыхе – до его возвращения на работу. Конкретный срок устанавливает руководитель организации по согласованию с замещающим лицом.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
➤Чем замещение отличается от совмещения в ②Ⓞ①⑧ году
Понятие «человеческий фактор» существует не случайно: в любой конторе важный сотрудник может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и в таком случае окажется, что со срочной работой справляться некому.
В ситуации, когда в офисе или на предприятии не хватает рабочих рук, начальство может оформить замещение либо совмещение профессий. Вопреки заблуждению, эти термины обозначают не одно и то же.
Как же следует толковать каждый из них и чем замещение отличается от совмещения?
Согласно Трудовому кодексу РФ, совмещение профессий — это «расширение зон обслуживания, увеличение объема работы».
На практике это означает дополнительную нагрузку на определённого сотрудника, причём новые действия, которые придётся выполнять человеку, совмещающему два занятия, могут не совпадать с действиями, изначально прописанными в трудовом договоре.
То есть человек как бы устраивается ещё на одну вакансию в своей фирме — и, конечно же, получает за это неплохое вознаграждение. При этом он не подписывает ещё один трудовой договор и выполняет новые обязанности на протяжении рабочего дня — в свободное время от основной нагрузки.
Рассуждая о работе сразу по двум направлениям, следует различать термины «совмещение профессий» и «совмещение должностей».
- Первый используется для обозначения рабочих специальностей.
- Второй применим в основном к руководству, а также специалистам и служащим.
О совмещении профессий можно говорить, если человек работает, например, и плотником и маляром, о совмещении должностей — если это менеджер и заместитель руководителя отдела в одном лице.
Несмотря на то что работник, решившийся на совмещение профессий или должностей, не должен снова заключать трудовой договор, такую инициативу обязательно следует оформить официально.
Если начальник хочет предложить подчинённому взять дополнительные обязательства, необходимо:
- согласовать изменения со штатным расписанием;
- попросить сотрудника написать соглашение;
- составить отдельное свидетельство об изменениях — его нужно прикрепить к изначальному договору;
- подтвердить договорённость изданием распоряжения.
Чем отличается исполнение обязанностей от совмещения должностей
ТК РФ, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Однако в настоящее время следует руководствоваться ст.
151 ТК РФ, которая устанавливает, что размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются по соглашению сторон трудового договора. Кроме того, ранее в соответствии с подп. «а» п.
1 вышеуказанного Разъяснения замещающему работнику выплачивалась разница между его фактическим окладом и должностным окладом замещаемого работника в том случае, если замещающий работник не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника.
Однако, Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 11 марта 2003 г.
Внимание
На практике это означает дополнительную нагрузку на определённого сотрудника, причём новые действия, которые придётся выполнять человеку, совмещающему два занятия, могут не совпадать с действиями, изначально прописанными в трудовом договоре.
То есть человек как бы устраивается ещё на одну вакансию в своей фирме — и, конечно же, получает за это неплохое вознаграждение.
При этом он не подписывает ещё один трудовой договор и выполняет новые обязанности на протяжении рабочего дня — в свободное время от основной нагрузки.
Рассуждая о работе сразу по двум направлениям, следует различать термины «совмещение профессий» и «совмещение должностей».
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.
Выплаты за совмещение должностей (размер) в 2021 году
Важно! Если замещение основного сотрудника осуществляется по причине его ухода в отпуск, замещающий работник освобождается от своих прямых обязанностей – он только выполняет работу ушедшего в отпуск коллеги. Вместе “доплаты” в соглашении будет фигурировать понятие “размер оклада на период замещения”.
В Трудовом Кодексе РФ не содержится указаний относительно минимального или максимального размера доплаты, положенной сотруднику, который готов помимо основной работы исполнять обязанности отсутствующего коллеги. Однако, как показывает практика, работодатели устанавливают величину доплаты в пределах 30-50% оклада. Однако, закон не запрещает утвердить доплату в фиксированной сумме. При этом:
- Величина доплаты за совмещение должностей не должна превышать сумму оклада основного сотрудника за соответствующий отрезок времени.
- Если работодатель решит распределить обязанности временно отсутствующего сотрудника между несколькими подчиненными, суммарный размер всех произведенных доплат не может оказаться больше суммы оклада основного сотрудника (без учета всевозможных надбавок).
Прием временного сотрудника
Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).
Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.
Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.