Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Делопроизводство и кадровый учет в Москве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если кадровое делопроизводство передается в аутсорсинг, то необходимо соблюдать требования законодательства относительно прав работников. То есть обеспечить конфиденциальность персональной информации работников, а также их защиту. Для этого сведения о конфиденциальности вносятся в основной договор, либо заключается специальное отдельное соглашение.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Трудовое законодательство не ограничивает возможности работодателей по привлечению третьих лиц с целью обработки персональных данных. Аутсорсинговой компании для обработки персональной информации сотрудников потребуется получить их согласие на обработку.
Кроме того, если компания привлекает сторонних сотрудников, то ей следует помнить о некоторых ограничениях:
- если количество привлекаемых специалистов превышает 10% среднесписочного числа работников, то договор может заключаться только с учетом мнения профсоюзной организации;
- если привлечение сторонних специалистов происходит с нарушением законодательства, то это считается уклонением от оформления работников на работу, а данные специалисты будут признаваться штатными сотрудниками;
- компания в случае нарушения законодательства в отношении сторонних специалистов может привлекаться к административной ответственности, а должностным лицам в этом случае грозит дисквалификация.
Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Что входит в кадровый аутсорсинг компании
Ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге включает:
- хранение и систематизацию персональных данных сотрудников компании;
- заключение с персоналом трудовых договоров;
- ведение военного учета;
- составление штатного расписания компании и графика отпусков;
- подготовку документов для приема и увольнения персонала;
- ведение трудовых книжек;
- заполнение личных дел;
- решение прочих задач по согласованию сторон, в том числе начисление сотрудникам заработной платы с учетом отработанных часов (рабочих дней, смен).
Перечень выполняемых нами работ в рамках ведения аутсорсинг кадрового делопроизводства:
- Ведение кадрового учета и оформление системы регистрации кадровой документации в соответствии с законодательными требованиями:
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
- Журнал учета приказов по основной деятельности
- Журнал учета приказов по личному составу
- Журнал учета отпусков
- Журнал регистрации командировок
- Ведение кадрового учета и оформление кадровой документации и придания им юридической силы.
- Трудовые книжки
- Оформление вновь принятых работников, кадровое сопровождение.
- Внесение записей о приеме, ведение кадрового учета.
- Внесение записей о движении работника.
- Внесение записей и выдача трудовой книжки при увольнении.
- Регистрация в книге движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
- Трудовые договоры
- Оформление трудовых договоров с вновь принятыми работниками.
- Оформление изменений, дополнений к ним (при необходимости).
- Оформление расторжения трудового договора.
- Регистрация трудовых договоров и изменений и дополнений к ним.
- Штатное расписание
- Оформление согласованного штатного расписания.
- Внесение изменений (при необходимости).
- Приказы по основной деятельности
- Оформление необходимых приказов.
- Регистрация приказов.
- Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение)
- Оформление текущих приказов.
- Заявления сотрудников (служебные, докладные записки, уведомления)
- Оформление.
- График отпусков
- Текущее заполнение информации по использованию ежегодных оплачиваемых отпусков.
- Приказы по отпускам
- Расчет периода, за который предоставляется отпуск.
- Расчет необходимого и используемого размера отпусков в календарных днях.
- Расчет задолженности по отпускам.
- Личные карточки Т-2
- Подсчет общего и непрерывного стажа.
- Ведение воинского учета в карточке Т-2.
- Внесение сведений по используемым отпускам.
- Листки нетрудоспособности
- оформление
- ведение книги учета листков нетрудоспособности
- Оформление командировок
- издание приказа
- оформление командировочного удостоверения
- оформление служебного задания
- ведение журнала учета командировочных удостоверений
- Ведение договоров гражданско-правового характера (ГПХ) для ИП
- оформление и регистрация договоров ГПХ
- отслеживание сроков исполнения работ, сбор отчетов, оформление актов
- взаимодействие с бухгалтерией
- Оформление копий трудовых книжек и справок для сотрудников
- Табель учета рабочего времени по форме Т-13
Минусы посредничества
Аутсорсинг-кадровый учет, как и любой другой бизнес-инструмент, имеет и ряд недостатков:
- Низкая профессиональная подготовка специалистов. Далеко не каждое удаленное кадровое агентство — высокопрофессиональное. Главные требования к посреднику — наличие опыта в данной сфере, безупречная репутация, классный персонал, умело решающий нестандартные ситуации. Также важно наличие страхования деятельности.
- Нарушение конфиденциальности. Посреднику передаются важные документы организации для полноценного выполнения им своих обязанностей. Недобросовестное агентство может воспользоваться полученными данными и в личных целях.
- Удаленность. Некоторые проблемы необходимо решать «здесь и сейчас». Специалисты удаленного агентства не могут выполнять работу подобным образом.
- Поверхностное представление о специфике компании. Кадровое агентство состоит из профессионалов в сфере работы с персоналом. Им нужно время, чтобы разобраться в специфике направлений деятельности партнера. И то велик шанс, что это будет поверхностный взгляд со стороны.
Теперь перейдем к основным ошибкам при выборе услуг по кадровому аутсорсингу.
Трудовые книжки в филиалах: хранение, ведение и учет
Ответственность за хранение, ведение и выдачу трудовых книжек несет работодатель. По его распоряжению работу с этими документами может вести кадровая служба или иное уполномоченное лицо (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель — физическое или юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником (ч. 4 ст. 20 ТК РФ).
Для сотрудников филиала работодателем выступает не обособленное подразделение, а головная организация. Связано это с тем, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не может выступать в качестве работодателя и принимать решения о приеме на работу или увольнении с нее работников. Это касается также и тех филиалов, что выделены на отдельный баланс, имеют расчетный счет и выплачивают зарплату свои работниками самостоятельно. Такие полномочия возникают у филиала только если его ими наделяет головная организация.
Порядок ведения, хранения и учета трудовых книжек филиала законом не устанавливается и зависит от формы организации кадрового делопроизводства в организации:
- Централизованная форма.
Все кадровое делопроизводство ведется в головной организации.
- Децентрализованная форма.
Филиалы самостоятельно ведут кадровый учет по своим сотрудникам.
- Смешанная форма.
Полномочия по ведению кадрового учета распределяются между головной организацией и обособленным подразделением. Так, например, внесение записей в трудовую книжку о приеме на работу и увольнении с нее производится в головной организации, а записи о продвижении по службе производятся в филиале.
Преимущества и недостатки аутсорсинга
Рассмотрим по порядку основные плюсы и минусы аутсорсинга персонала.
Аутсорсинг представляет собой один из эффективных инструментов в области современного управления предприятием. Термин имеет англоязычное происхождение от слова outsourcing, которое является совокупностью слов outer source using, что означает «использование внешнего источника».
Сущность метода заключается в передаче вспомогательных направлений бизнеса в ведение аутсорсинговой компании, которая по договору принимает на себя ответственность за подбор и трудоустройство нужного персонала, а также делопроизводство в процессе работы и обеспечение требуемого результата.
Повсеместное распространение услуги кадрового аутсорсинга в Москве и ряде регионов России свидетельствует об очевидной выгоде для работодателей, но преимуществ совсем без недостатков не бывает. Рассмотрим по порядку основные плюсы и минусы аутсорсинга персонала.
Аутсорсинг персонала: как оформить по российскому законодательству
До 31.03.2021 будет проходить эксперимент по переходу на электронный кадровый документооборот (Федеральный закон № 122-ФЗ от 24.04.2020). Поучаствовать в нем может любой работодатель. Компании смогут сами решить, какие документы перевести в электронный вид (за исключением трудовых книжек), например:
- приказы по кадрам;
- трудовые договоры;
- документы по охране труда;
- приказы по отпускам и т. д.
Для участия в таком эксперименте нужно получить письменное согласие работников.
Вести кадровое делопроизводство компания сможет в своей информационной системе или в специальном сервисе «Работа в России». Чтобы подписывать документы, работодателю понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику – простая, которую он получит при регистрации на Госуслугах.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.
Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.
Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:
- на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
- на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
- на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».
Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.
Как назначить ответственного за электронные трудовые книжки
Компетентные аутсорсеры при приеме на работу новых сотрудников проявят внимание к таким нюансам, которых вы можете даже не заметить. Кроме того, у них есть больше времени на это.
С увольнением будет посложнее — потребуется знание законодательства. Эта необходимость особенно остро ощущается при возникновении конфликтных ситуаций. Чтобы увольнение не стало проблемой, нужно чтобы трудоустройство изначально велось по всем правилам.
Отслеживать постоянные изменения в трудовом законодательстве хлопотно, и не у каждого работодателя есть на это время и внутренние ресурсы. Аутсорсеры же постоянно следят за всеми изменениями и обычно в курсе всех нововведений.
Составление должностных инструкций отнимает много времени, а часто вообще оставляется на потом. Эту работу можно легко отдать на выполнение фирме-аутсорсеру.
Работа, на первый взгляд кажущаяся простой, требует особого внимания. Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Заполнять ее нужно в соответствии со всеми нормами, иначе в будущем человек, который у вас работал, столкнется с различными проблемами по вашей вине.
Если у вас нет отдела кадров или работу кадровиков выполняют другие сотрудники, можно почти с уверенностью сказать, что правильно заполнять трудовые книжки у вас не умеют. Поэтому лучше доверить это специалистам.
Согласно трудовому кодексу, штатное расписание не является обязательным, поэтому в небольших компаниях оно часто вообще отсутствует. Однако оно значительно упрощает работу, когда дело касается найма новых сотрудников или учета первичной документации для оплаты труда работников.
График отпусков часто оформляется не по правилам. Хотя если при проверке выясняется, что он не утвержден приказом, это считается нарушением и чревато наказанием.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
Что говорит действующее законодательство по поводу электронных трудовых книжек
Необходимость перехода на ЭТК утверждена законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ. Этот нормативный акт вступает в силу с 1 января 2021 года. Переход на электронный формат трудовых обязателен, но он будет происходить постепенно. На граждан, которые впервые поступят на работу не ранее 01.01.2021 г., трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде, а у остальных работников есть выбор.
До 30 июня 2021 года работодателю надо известить о предстоящих нововведениях каждого сотрудника персонально, направив ему письменное уведомление. С 2021 года работодателям придется формировать и подавать в ПФР новую персонифицированную отчетность СЗВ-ТД, которая будет содержать информацию о кадровых изменениях по каждому работнику (новая ст. 66.1 ТК РФ, ст. 1 закона № 436-ФЗ от 16.12.2019). Также придется внести изменения в локальные нормативные акты, связанные с ведением трудовых книжек.
Следует отметить, что каждый работник имеет право самостоятельно решать, в каком именно формате будет вестись его трудовая книжка (бумажном или электронном). Если сотрудник решит сохранить бумажную книжку, либо отказаться от ее ведения, ему необходимо написать соответствующее заявление. Если такое заявление от работника не будет получено, работодатель продолжит вести бумажную книжку вместе с ее электронным вариантом.
Является ли приказ обязательным для каждой организации
Правила ведения трудовых книжек определяют, что работодатель обязан обеспечить работу с трудовыми книжками. При этом такой шаг должен делать любой субъект бизнеса — как предприниматель с наемными сотрудниками, так и компания.
В случае с предпринимателем, он обычно самостоятельно вносит записи в трудовые книжки. В компаниях эта обязанность автоматически возлагается на директора, либо он выбирает одного из принятых сотрудников.
Однако в любой из указанных ситуаций руководящее лицо должно однозначно установить ответственное лицо, как этого требуют Правила. Это можно сделать только издав необходимо распоряжение.
Внимание! При этом оформлять документ необходимо даже в том случае, когда руководитель — единственный работник компании, а потому автоматически принимает обязанность по оформлению книжек. В этой ситуации он оформляет приказ, в котором указывает, что принимает данные функции на себя.
Похожие записи:
- Трудовые книжки