Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «27 кадровых документов, без которых не обойтись». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других — с помощью средств механизации, в-третьих — эти процессы полностью автоматизированы.
- учитывать в работе специфику трудового права;
- грамотно использовать правовые акты (международные, государственные и локальные, регулирующие вопросы трудовых отношений);
- работать с персональными данными;
- соблюдать требования охраны труда и специальной оценки условий труда;
- оформлять изменения условий трудовых договоров в случае реорганизации работодателя;
- учитывать случаи предоставления гарантий и компенсаций;
- регулировать труд отдельных категорий работников;
- учитывать в работе квалификацию работника, профессиональный стандарт, подготовку и дополнительное профессиональное образование работников;
- решать вопросы, связанные с материальной ответственностью сторон трудового договора;
- учитывать в работе судебную практику по трудовым спорам и практику проверок органами надзора в сфере труда.
Документы кадрового учёта
Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным
Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.
В общий список обязательных кадровых документов входят:
- трудовые договоры и допсоглашения к ним;
- трудовые книжки;
- личные дела;
- личные карточки;
- приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
- штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
- графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
- командировочные документы;
- табели по учёту рабочего времени работников;
- должностные инструкции;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист;
- согласие на обработку персональных данных и др.
Ответственность за отсутствие или неправильное ведение кадрового учёта
Если организация не будет нести кадровый учёт или в обязательной кадровой документации будут выявлены ошибки, нарушитель понесёт административную ответственность, предусмотренную пунктом 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — штраф в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- для организаций — штраф в размере от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, деятельность ИП и юрлиц может быть приостановлена на срок до 90 суток.
Согласно ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, в случае повторного нарушения правил ведения кадрового делопроизводства, за которое уже было назначено наказание, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет. Такие наказание назначает судья. В случае дисквалификации должностное лицо не имеет права занимать руководящие должности организации, входить в состав совета директоров, заниматься предпринимательской деятельностью в рамках управления организацией (ст. 3.11 КоАП РФ).
Помимо отсутствия или неправильного ведения кадрового делопроизводства, существуют и другие нарушения, за которые предусмотрены штрафы и другие виды ответственности:
- нарушение порядка ведения, хранения, учёта и выдачи трудовых книжек;
- несвоевременное предоставление сведений в отчётности, которая сдаётся в ПФР, либо предоставление недостоверных сведений в отчётных документах;
- нарушение правил обработки и защиты персональных данных сотрудников;
- нарушение порядка хранения кадровых документов, а также сроков их хранения.
Уровни правового регулирования деятельности кадровой службы
Правовое регулирование кадровой деятельности осуществляется на нескольких уровнях:
– Первый уровень составляют общегосударственные правовые акты, которые имеют наиболее широкое распространение.
– Второй уровень составляют законы и нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, которые принимаются по вопросам, не отнесенным к ведению федеральных органов государственной власти.
– Третий уровень составляют нормативные правовые акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права в пределах их компетенции.
– Четвертый уровень составляют локальные нормативные акты, разрабатываемые самим работодателем.
Наибольшее влияние на работу кадровых служб оказывают первый и второй уровни, так как содержат наибольшее количество норм трудового права, регулирующих все аспекты трудовых отношений.
Первый уровень составляет комплекс правовых актов, включающий законодательные, нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, представленные в виде следующей правовой пирамиды:
I. Конституция РФ.
II. Федеральные конституционные законы.
III. Федеральные законы, включая Кодексы.
IV. Указы Президента.
V. Постановления Правительства.
VI. Нормативные правовые акты министерств и ведомств.
VII. Нормативно-методические документы.
К локальным нормативным актам относятся различные правила, положения и инструкции.
Наиболее значимыми локальными нормативными актами в сфере кадровой деятельности являются:
1. Положение о службе кадров.
2. Должностные инструкции работников службы кадров.
3. Инструкция по кадровому делопроизводству.
4. Правила внутреннего трудового распорядка.
5. Положение о персональных данных.
6. Положение об оплате труда и др.
Часть локальных нормативных актов является обязательной. Их наличие оговорено в правовых актах первого уровня.
Часть локальных нормативных актов может разрабатываться организацией по ее усмотрению.
Целиком система правовых актов, содержащих нормы трудового права, отражена в главе 1 ТК РФ, в статьях 5–13.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»
Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.
На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.
Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».
Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.
Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.
На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.
Какие должностные обязанности у отдела кадров
В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.
Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.
Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.
В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:
- Ведение документации по учету и движению персонала:
- оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
- формирование и ведение личных дел сотрудников;
- ведение и хранение трудовых книжек;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
- предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
- Деятельность по обеспечению персоналом:
- сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
- поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
- Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
- организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
- организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
- Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
- Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.
Методические нормативные акты
Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо законодательных актов, также методическими нормативными документами, регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций, записей и т.п.).
Важнейшее место среди таких документов занимают нормативные акты, касающиеся работы с трудовыми книжками, бланками трудовых книжек (ч. 2 ст. 66 ТК РФ):
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Оформление основных кадровых документов до недавнего времени было унифицировано, и все российские кадровики в своей деятельности были обязаны использовать формы первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В настоящее время такая обязательность законом не предусмотрена, однако во избежание ошибок и нареканий при проверках их целесообразно использовать, предварительно утвердив отдельным приказом руководителя или приложением к учетной политике организации (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Какие нормативные акты должен знать кадровик
В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы. Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.
Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа
|
Сфера регулирования |
Наименование нормативного акта |
|
Общие вопросы трудового права |
|
|
Основные правила и принципы отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудник |
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ) |
|
Кадровое делопроизводство |
|
|
Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.) |
Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. |
|
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом) |
|
|
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст |
|
|
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек |
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 |
|
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 |
|
|
Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов |
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации |
|
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558 |
|
|
Больничные листы |
|
|
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпуска |
Федеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» |
|
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» |
|
|
Персональные данные |
|
|
Работа с персональными данными работников организации |
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» |
|
Воинский учет |
|
|
Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета |
Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» |
|
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 |
|
|
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г. |
|
|
Взаимодействие с ПФР |
|
|
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников |
Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» |
|
Взаимодействие с ФМС России |
|
|
Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцами |
Федеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» |
|
Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» |
|
|
Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. |
|
|
Проверки |
|
|
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов |
Федеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» |
Функциональные обязанности работников кадровых служб
— разработка планов комплектования предприятия специалистами;
— изучение деловых и моральных качеств специалистов (резерв);
— разработка совместно с планово-экономическим отделом перспективных планов потребности в специалистах;
— осуществление контроля за соблюдением трудового законодательства;
— подготовка предложений для назначения на руководящие должности специалистов;
— изучение движения персонала, причины текучести;
— ведение учета, хранения трудовых книжек, личных дел, карточек формы № Т-2;
— оформление наградных и пенсионных материалов;
— оформление материалов на специалистов, убывающих в загранкомандировки;
— информирование руководителя о всех случаях нарушения законодательства в работе с персоналом и др.
Роль кадровой службы на предприятии, ее функции, задачи и структура
Введение:
Основной задачей управления персоналом является наиболее эффективное использование мастерства и возможностей работников в соответствии с целями предприятия.
С учетом полного удовлетворения их своей работой, сохранения здоровья и установления конкурентного сотрудничества между собой.
Важной задачей управления персоналом при этом следует считать обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными работниками.
Для успешного управления персоналом, необходимо четко представлять основные механизмы и закономерности, по которым осуществляется работа с кадрами, на что нужно обратить внимание, иными словами руководителю необходимо владеть современными технологиями управления трудовыми ресурсами.
Кадры предприятия – это основной состав квалифицированных работников предприятия, фирмы, организации. Обычно кадры предприятия подразделяют на производственный персонал и персонал, занятый в непроизводственных подразделениях и постоянно их совершенствуют. От квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность производства.
Дополнительные кадровые документы
Не вся документация по кадровому делопроизводству обязательна, некоторые кадровые документы носят рекомендательный характер.
Это значит, что за их отсутствие работодателя не оштрафуют, но эффективность работы с персоналом может пострадать. Данная категория представлена:
- коллективным договором;
- положениями об аттестации и профессиональной переподготовке сотрудников;
- правилами работы с архивом;
- документами индивидуального характера: анкетами, заполненными в процессе трудоустройства, заявлениями работников, распоряжениями о предоставлении материальной помощи и т.д.
Оформляйте их по мере необходимости.
Для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка государственного (муниципального) служащего формы № Т-2ГС (МС), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Рассмотрим некоторые особенности заполнения этой формы.
Кроме приказа (распоряжения) о приеме на работу основанием для заполнения формы № Т-2ГС (МС) признаются следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
– документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– другие сведения о работнике.
Напомним, в отдельных случаях с учетом специфики работы организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
Укажем некоторые особенности заполнения данной формы по сравнению с формой № Т-2.
В п. 7 раздела I «Общие сведения» указывается ученая степень служащего: кандидат наук, доктор наук, а также код по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95, утвержденному постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 г. № 412.
В п. 8 карточки формы № Т-2ГС (МС) отражается общий трудовой стаж, а также непрерывный, стаж государственной службы для надбавки за выслугу лет и для доплаты к пенсии. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
Рассмотрим порядок заполнения личной карточки государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС)).
Права специалиста отдела кадров
При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.
Кадровик имеет следующие права:
- Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
- Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
- Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
- Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.