Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация хранения документов в архиве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы – финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Когда организовывают архив?
Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.
Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.
При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:
- архивы временного хранения данных;
- архивы с документами, которые используются очень часто;
- архивы долгого хранения документов;
- помещения, где работают архивные сотрудники.
Сколько хранятся документы в архиве?
Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.
Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:
- отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
- декларации о налогах;
- книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
- статистика, которая формируется на предприятии в течение года.
Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:
- отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
- планы счетов предприятия;
- книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
- первичные документы;
- журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
- документы о дебиторской задолженности;
- данные об инвентаризации предприятия;
- прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.
Архивное хранение электронных документов
Электронные документы хранятся:
- На двух физических носителях — основном, который находится в специализированном подразделении, и рабочем. Требования к условиям зависят от выбранного вида носителя и указываются его производителем.
- В информационной системе подразделения на его оборудовании.
К сохранению на физическом носителе предъявляются следующие требования:
- выбранный вид носителя обеспечивает длительное сохранение — от 10 лет;
- в организации имеются технические и программные средства, обеспечивающие воспроизведение информации с носителя;
- ответственные сотрудники регулярно обновляют вид носителя на более современный с помощью конвертации информации;
- сотрудники архива следят за сохранностью физического носителя.
Зачем проводится экспертиза по определению ценности документов?
Без этой процедуры невозможно обойтись в сфере делопроизводства, будь это госархив, организация или предприятие.
Цели экспертизы — определить или изменить срок хранения документа; произвести отбор тех дел, которые подлежат утилизации как уже не несущие ценности или утратившие актуальность; обозначить срок сохранения документов, не имеющих исторической или научной ценности, но обладающих практическим значением. Также экспертиза должна определить, к какому типу ценности относится прочая документация: политической, научной, хозяйственной, культурной, производственной и т. д.
За информацией об укомплектовании, учете, хранении и дальнейшем назначении дел следует обратиться к Закону об архивном деле.
Итогом экспертизы должен стать перечень, содержащий 12 разделов документов, появившихся в результате функционирования госструктур, организаций, учреждений и иных компаний. Особое внимание обратим на бухгалтерские и кадровые дела, рассмотрев условия и сроки хранения документов на предприятиях. Слегка коснемся медицинских документов.
Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций
ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Планы повышения защищенности критически важных объектов
(1) После замены новыми
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей
(1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса
(1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации
(1) После актуализации паспорта безопасности
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне
Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)
(1) После замены новыми
Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны
(1) После замены новыми
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций
(1) После замены новыми
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций
Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации
До замены новыми
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях
До замены новыми
Списки эвакуируемых работников и членов их семей
(1) После замены новыми
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Книги учета имущества гражданской обороны
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах
(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
(1) После замены новыми
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
До замены новыми
«Клерк. Премиум» — закрытое сообщество бухгалтеров. Неограниченные консультации от экспертов «Клерка». Онлайн-курсы и вебинары.
Как составить акт на уничтожение документов
До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:
Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.
Регламентирующие законы
Список документов и сроки их консервации после ликвидации фирмы, а также порядок их передачи в архив закреплены в следующих законодательных актах:
- «Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 г.
- Федеральный Закон ФЗ № 125 от 22.10.2004 г.
- Список для госорганов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236)
- Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
- Реестр для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
- Порядок и сроки хранения для АО определены в Положении, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс;
- Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ.
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Сроки хранения: когда пора нести документы в архив
При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:
- на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
- на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.
Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;
- на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.
При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);
- на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.
Сроки хранения документов в организации в 2021 году
Типовые номенклатуры дел сейчас по-прежнему существуют.
Нам известны примеры их ведомственного использования: «Примерная номенклатура дел регионального таможенного управления», «Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения системы Минобразования России», «Примерная номенклатура дел районных, городских служб занятости», «Примерная номенклатура дел территориального налогового органа Российской Федерации».
Некоторые крупные корпорации тоже разрабатывают свои примерные номенклатуры дел, на которые могут ориентироваться входящие в их состав организации. Это позволяет управляющей компании максимально обезопасить себя от ошибок при определении сроков хранения тех или иных документов на местах. Ведь, как мы покажем ниже, нормативная база по этому вопросу часто бывает недостаточна или даже противоречива.
В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов или когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Использование отметки «ЭПК» в примерных номенклатурах нужно свести к минимуму – лучше переформировать дела и установить для них конкретные сроки хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение.
Сейчас сроки хранения отдельных документов устанавливаются не только в специальных перечнях, но и в законодательных и подзаконных актах, состав которых не систематизирован и постоянно пополняется. Наши специалисты по управлению документами уже давно столкнулись с этой проблемой. Ситуацию усложняют и имеющиеся противоречия.
Так, сроки хранения бухгалтерских документов определены в нескольких законодательных актах. По Налоговому кодексу – 4 года, по закону о бухгалтерском учете документы должны храниться не менее 5 лет, а для акционерных обществ установлены еще более длительные сроки хранения. Постараемся разобраться в этой проблеме подробнее:
Фрагмент документа
|
Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» Статья 17. Хранение документов бухгалтерского учета 1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. 2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. 3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. |
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ обязывает налогоплательщиков в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы, расходы и уплаченные / удержанные налоги.
Для детализации положений статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» ФКЦБ России издал постановление от 16.07.2003 г. № 03-33/пс, которое утвердило «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее по тексту – Положение). Оно устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Поэтому все они постоянно, т.е. без ограничения сроков, должны хранить бухгалтерские балансы и годовые отчеты (хотя по закону о бухгалтерском учете, напомним, бухгалтерская отчетность должна храниться 5 лет).
Даже такой относительно простой вид договоров, как договоры купли-продажи, создает немало проблем при определении сроков их хранения.
Для чего хранить документы
Документы важно не только правильно оформлять, но и хранить, чтобы:
- Избежать штрафов. Документы проверяют не только во время налоговых инспекций. Орган может потребовать у бизнеса бумаги, например, из-за встречной проверки контрагента. Если вовремя не предоставить документ в Федеральную налоговую службу, то штраф составит от 200 рублей за каждый отсутствующий документ.
- Отвечать на запросы трудовой инспекции. Если человек работает в компании, а трудовой договор не оформлен, работодателя привлекут к ответственности.
- Защищать интересы в суде. Если подрядчик не выполнил обязательства, а поставщик отправил товар ненадлежащего качества и отказывается возмещать расходы, компания может подать на недобросовестных партнеров в суд. Для этого потребуются документы, которые подтвердят факт сделки и оплаты.
- Выдавать справки работникам. Сотрудники компании могут запрашивать у работодателя бумаги, которые подтверждают размер трудового стажа и средней зарплаты, факт начисления страховых взносов.